L’audit fournisseur représente une étape incontournable lorsque vous dirigez une entreprise qui fait appel à de multiples prestataires. Grâce à cette procédure, vous êtes en mesure de vérifier la conformité de chaque intervenant avec les obligations qui lui incombent, ce qui permet de réduire les risques d’irrégularités. Les enjeux peuvent être conséquents : pénalités en cas de travail illégal, dégâts sur votre réputation, pertes financières ou encore responsabilité engagée si l’une des sociétés de votre chaîne de fourniture n’est pas en règle.
L’obligation de vigilance est l’un des piliers de cette démarche. C’est elle qui vous impose de collecter et conserver certains documents attestant du statut de vos fournisseurs. Le Kbis, en particulier, prouve que la société est dûment immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS) et qu’elle possède des informations légales à jour (forme juridique, adresse, capital, dirigeants, etc.). Respecter cette vigilance passe par la constitution et l’entretien d’un dossier solide où sont classées toutes ces pièces. Dans cet article, je vous propose un plan méthodique pour mettre de l’ordre dans vos dossiers et ainsi prouver que vous avez rempli votre obligation de vigilance auprès de chaque fournisseur.
Le Kbis est la « carte d’identité » de l’entreprise. Délivré par le greffe du tribunal de commerce, il rassemble les informations essentielles à la reconnaissance administrative de l’entité. Or, pour prouver votre obligation de vigilance, vous devez être en mesure de présenter une copie récente de ce Kbis pour chacun de vos partenaires. Par récente, on entend généralement un document datant de moins de trois mois. En effet, il n’est pas rare que certaines entreprises modifient leur forme juridique, leur capital ou le nom d’un dirigeant. Détenir une version à jour est donc primordial.
En complément du Kbis, plusieurs autres documents peuvent être requis pour renforcer l’audit de votre fournisseur. On peut citer la déclaration de régularité fiscale et sociale, l’attestation de vigilance de l’URSSAF, ou encore la liste des salariés étrangers en situation régulière. Toutefois, pour cet article, restons concentrés sur ce qui concerne spécifiquement le Kbis. Notre objectif est de savoir comment l’organiser et le classer afin de prouver que vous n’avez pas manqué à votre devoir de vigilance. Au-delà de la simple collecte, il va falloir adopter un système de classement pérenne et compréhensible par tous.
Pour mener un audit fournisseur qui réponde aux exigences de la législation, je vous conseille de procéder par étapes. Prenons un exemple concret : vous êtes une PME travaillant avec une dizaine de prestataires dans différents domaines, comme la logistique, la comptabilité, ou encore le marketing. Chaque prestataire doit vous fournir son Kbis dès la signature du contrat, puis à un rythme régulier (tous les semestres ou à chaque renouvellement annuel). Dans la pratique, toutefois, certains prestataires oublient parfois de vous envoyer leurs mises à jour. La première étape consiste à anticiper et à mettre en place un plan de relance pour obtenir ces documents.
Ensuite, vous devrez vérifier la validité de chaque Kbis et archiver la pièce en question. Cela peut paraître fastidieux, mais c’est un passage obligatoire si vous souhaitez éviter les ennuis. De plus, il est toujours plus confortable d’enregistrer une version numérique (PDF) et de conserver une copie papier si vous le jugez nécessaire. Pour bien classer ces documents, je vous propose une méthode concrète et facile à mettre en place. Passons maintenant à la partie la plus pratique de ce guide : l’organisation et l’archivage.
Lorsque l’on parle de classement, il y a plusieurs approches possibles. On peut opter pour un arborescence de dossiers numériques, de classeurs papier, ou même un logiciel spécialisé qui permet de gérer les documents relatifs à l’obligation de vigilance. Peu importe l’outil, l’important est que votre système soit :
(Cette liste constitue notre première liste à puces, nous resterons vigilants pour respecter la limite des deux listes dans l’article.)
Pour la dimension numérique, je vous recommande de créer un dossier principal intitulé « Audit fournisseurs » dans lequel vous ouvrirez un sous-dossier portant le nom de chaque prestataire. À l’intérieur, vous pouvez renommer les documents selon un format uniforme, par exemple : Kbis_[Nom du fournisseur]_[Date]. Prenons le cas d’une entreprise fictive « ABC Logistique ». Votre fichier pourrait être nommé « Kbis_ABC-Logistique_2023-09 » si vous avez récupéré le document durant le mois de septembre 2023. Ainsi, vous saurez directement de quelle entreprise il s’agit et à quelle période le Kbis correspond.
Pensez à dater précisément chaque fichier pour que vous puissiez prouver que vous avez réclamé et obtenu un document récent. Vous pouvez également tenir un tableau de suivi (simple fichier tableur) recensant tous vos fournisseurs, la date de réception de leur Kbis, la date d’expiration supposée (trois mois plus tard) et la date à laquelle vous devrez exiger un nouveau document. Cela vous évitera d’oublier et, en cas de contrôle, vous pourrez démontrer votre sérieux et votre méthodologie.
Si vous préférez aussi une version papier, ou si vous êtes contraint de la tenir par certains responsables internes ou externes, vous pouvez procéder de façon similaire. Un classeur principal répertorie tous les fournisseurs, et chaque onglet concerne une entité. Glissez-y à chaque nouvelle réception le dernier Kbis. Gardez en tête que la version la plus récente doit être facile à identifier. Vous pouvez apposer un post-it de couleur ou utiliser un code visuel pour distinguer le document en vigueur. Assurez-vous aussi de stocker ce classeur dans un lieu sûr (armoire fermée ou salle d’archives), car les données qu’il contient demeurent sensibles, et vous devez éviter qu’elles se retrouvent égarées ou accessibles aux personnes non autorisées.
Par ailleurs, pour les adeptes d’outils numériques spécialisés, sachez qu’il existe des plates-formes dédiées à la gestion des obligations de vigilance, qui automatisent l’envoi de rappels lorsqu’un document arrive à échéance. Cela peut représenter un gain de temps précieux et une tranquillité d’esprit pour vous focaliser sur votre cœur de métier. Mais avant d’investir dans un logiciel, assurez-vous que vous ou votre équipe ayez la formation nécessaire pour l’utiliser efficacement.
Même si vous avez la meilleure organisation pour classer les Kbis, cette démarche ne vaut rien si vous n’êtes pas capable de prouver, point par point, que vous avez vérifié chaque document. En cas d’inspection, l’administration peut vous demander de démontrer vos contrôles : sommes-nous certains que le Kbis n’est pas expiré ? Le document fourni correspond-il vraiment à la société avec laquelle vous contractez ? Voici les étapes clés pour attester de cette vérification :
(Attention, il s’agit là de notre seconde et dernière liste autorisée par les consignes.)
En suivant cette logique, vous montrez que vous ne faites pas que collecter les pièces, mais que vous les examinez réellement. Vous pouvez ensuite noter la date de vérification dans votre tableau de suivi et y joindre des commentaires si vous repérez une information inhabituelle. Cette traçabilité est clé pour prouver votre implication et situer à quel moment exact vous avez validé la conformité de ce fournisseur. Si une anomalie venait à être détectée a posteriori, vous auriez ainsi des pistes précises pour remonter à la source du problème.
Pour donner un côté plus concret à ces explications, voici quelques scénarios que vous pourriez rencontrer :
1) Le fournisseur ne fournit pas de Kbis à jour : vous le relancez d’abord poliment, en rappelant l’obligation légale. S’il ne réagit pas après plusieurs rappels, envisagez de suspendre la collaboration, car votre responsabilité est en jeu. Mieux vaut se priver de la prestation que de risquer des pénalités.
2) Le Kbis fait apparaître un changement de dirigeant : vérifiez que la nouvelle personne responsable a bien signé les documents contractuels ou qu’elle est habilitée à engager la société. Si ce n’est pas le cas, clarifiez la situation avant de poursuivre la relation d’affaires.
3) Des incohérences dans les informations enregistrées : si le numéro SIREN ne correspond pas à celui que vous aviez dans votre base, ou si le nom de l’entreprise est légèrement différent, rapprochez-vous du fournisseur pour confirmer qu’il n’y a pas d’usurpation ni d’erreur administrative. Gardez traces écrites des échanges.
Quand on est pris dans le tumulte du quotidien, on peut facilement sous-estimer l’importance de l’audit fournisseur et donc du classement des Kbis. Pourtant, loin de n’être qu’une formalité administrative, il comporte des avantages majeurs. En voici quelques-uns :
• Sécurité juridique : en cas de contrôle inopiné, vous aurez toutes les pièces prêtes, ce qui limite considérablement le risque de sanctions. • Amélioration de la réputation : vis-à-vis de vos propres clients et partenaires, vous démontrez votre sérieux et votre engagement à respecter la loi. • Confiance renforcée : en sachant que chaque partenaire est en règle, vous dormez sur vos deux oreilles et vous prévenez les mauvaises surprises. • Processus plus fluide : une fois votre organisation en place, vous passez moins de temps à rechercher un document ou à ressasser des informations périmées.
En somme, une bonne gestion des Kbis agit comme un filet de sécurité pour votre entreprise. De plus, en rationalisant vos procédures internes, vos équipes gagnent du temps et peuvent se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée. Voilà qui justifie amplement l’effort initial !
Maintenant, je souhaite vous alerter sur quelques erreurs fréquentes qui peuvent conduire à des situations délicates. La première consiste à croire que le Kbis est valable indéfiniment. Rappelez-vous, il doit dater de moins de trois mois. Si vous laissez traîner vos demandes de mises à jour sous prétexte que « le Kbis est déjà dans le dossier », vous vous exposez potentiellement à une fausse satisfaction d’avoir rempli l’obligation.
Une autre erreur est de mettre en place un système trop complexe. Certains entrepreneurs instaurent une arborescence de dossiers démesurée ou exigent des validations à n’en plus finir, du type hiérarchie de signature à chaque Kbis reçu. Résultat : en cas d’urgence, personne ne parvient à s’y retrouver. Viser la simplicité reste le meilleur allié pour garder votre audit fournisseur sous contrôle.
Enfin, méfiez-vous du délai de réaction. La vigilance n’est pas seulement une question de documents, c’est aussi une question de réactivité. Si vous découvrez que la société est radiée depuis un mois et que vous continuez à travailler avec elle comme si de rien n’était, vous pourriez être tenu pour responsable en partie. L’audit fournisseur doit donc s’accompagner d’une politique de suivi et d’échanges réactifs avec vos partenaires.
Pour vous donner un aperçu plus concret de l’importance de cette démarche, sachez que selon des statistiques partagées par diverses instances de contrôle, près de 10 % des contrôles réalisés en France par les organismes sociaux ou fiscaux révèlent des manquements dans la chaîne de vigilance administrative. Dans certains secteurs, le taux peut grimper à 15 %. Cela peut sembler peu, mais pour les entreprises concernées, les sanctions peuvent atteindre plusieurs milliers d’euros, voire des interdictions d’exercer temporairement.
Par exemple, supposons qu’une PME spécialisée dans le bâtiment oublie de mettre à jour les Kbis de deux de ses sous-traitants. Si un contrôle des autorités constate que l’un des sous-traitants est en fait en cessation d’activité depuis plusieurs mois, l’entreprise peut se voir reprocher son manque de diligence. Les conséquences pourraient inclure une obligation de rembourser certaines aides ou exonérations, voire des pénalités pour complicité involontaire de travail dissimulé. À ce niveau, la rigueur administrative est un investissement minime face aux risques encourus.
Afin d’éviter tout écueil, il est fondamental que vos équipes soient informées et formées aux exigences légales. Une bonne communication interne se traduit, par exemple, par la désignation d’une personne référente dans chaque service qui est en contact avec des fournisseurs. Ce référent veille à ce que les Kbis soient envoyés à la personne ou au service qui gère l’audit. Les assistantes administratives ou le service comptabilité peuvent jouer ce rôle, à condition d’avoir une procédure écrite détaillant les tâches à accomplir. Parfois, un simple mémo ou un e-mail interne trimestriel rappelant la procédure de vérification peut prévenir bien des oublis.
Pensez également à mettre en place un espace de stockage partagé (un Cloud sécurisé ou un serveur interne) où les documents Kbis sont centralisés. Ainsi, tout collaborateur autorisé peut accéder immédiatement aux pièces nécessaires sans attendre qu’un collègue soit disponible pour faire passer l’information. L’accessibilité et la transparence des données renforcent la fiabilité de votre système de classement des Kbis.
Maintenant que nous avons passé en revue la plupart des facettes de l’audit fournisseur et du classement des Kbis, parlons de la meilleure façon de faire vivre votre organisation sur la durée. La clé réside dans l’actualisation périodique. Prévoyez des points de contrôle réguliers, par exemple tous les trois mois, pour exiger les nouveaux Kbis. Profitez-en pour vérifier si votre tableau de suivi est à jour, si tous vos fournisseurs ont répondu ou s’il y a des retards. Si vous êtes nombreux dans l’entreprise, vous pouvez instaurer un processus d’alerte automatique : tel jour, on envoie un e-mail aux fournisseurs concernés pour rappeler l’échéance.
Un bon moyen de vous en assurer est de planifier, dès le début de l’année, un mailing groupé repris dans un calendrier partagé. Au cours du premier mois de chaque trimestre, vous rappelez à vos fournisseurs l’obligation de vous transmettre un Kbis valide. Ces rappels anticipés évitent que vous couriez après les documents quand la date limite approche. Et s’ils ne répondent pas, vous avez ainsi la marge de manœuvre pour relancer plusieurs fois avant de devoir envisager des mesures plus fermes.
Enfin, n’hésitez pas à évaluer votre dispositif chaque année. Posez-vous la question : est-ce que tout le monde s’y retrouve ? Ai-je reçu des retours négatifs ? Puis-je réduire le délai de validation ? Les logiciels utilisés sont-ils vraiment efficaces ? Une amélioration continue de votre système vous évitera bien des complications.
Au fil du temps, vous pourrez développer quelques astuces qui faciliteront l’audit fournisseur :
• Recourir à la dématérialisation totale : en privilégiant les documents numériques, vous simplifiez les contrôles et réduisez le risque de perte. • Automatiser les rappels : un petit script ou un plugin dans votre messagerie peut envoyer un rappel standardisé à chaque fournisseur deux semaines avant la date butoir.
Un autre conseil consiste à instaurer dans vos contrats ou conditions générales une clause prévoyant la suspension de la prestation en cas de non-communication du Kbis. Cela donne un argument solide lorsque vous relancez les fournisseurs, car ils sont conscients des conséquences. Bien sûr, faites preuve de pédagogie et de flexibilité raisonnable, mais ne négligez pas votre responsabilité légale.
Pour récapituler, l’audit fournisseur visant à classer les Kbis pour prouver l’obligation de vigilance repose sur trois grands axes. D’abord, la collecte rigoureuse de documents : à chaque fois que vous signez ou renouvelez un contrat, vérifiez que le Kbis est à jour. Ensuite, la vérification attentive : on ne se contente pas de stocker les pièces, on s’assure de leur validité et de leur cohérence. Enfin, le classement méthodique : un système clair, partagé et régulièrement mis à jour pour éviter tout oubli ou document périmé.
En restant dans ce cadre, vous vous prémunissez des risques de sanction et vous développez un climat de confiance avec vos partenaires. N’oubliez pas que le Kbis est un élément parmi d’autres dans l’obligation de vigilance. Selon votre activité (BTP, services, restauration, etc.), vous pourriez avoir des formalités supplémentaires à remplir. Cependant, le principe reste le même : collecter, vérifier, classer et tenir à jour. Autrement dit, pas de solution miracle, mais une discipline à instaurer durablement pour sécuriser votre activité.
J’aime rappeler à mes clients l’importance d’une vision globale : au-delà du Kbis et de l’obligation de vigilance, l’audit fournisseur peut vous permettre d’analyser la qualité de vos partenariats. Profitez de cette dynamique pour vérifier d’autres aspects : la qualité des livrables, les délais, la satisfaction interne. Intégrez ces questions dans votre tableau de suivi. Pourquoi ? Parce qu’en consolidant toutes les informations sur vos fournisseurs au même endroit, vous gagnez en cohérence et en gestion stratégique. Par exemple, si un fournisseur tarde à vous envoyer son Kbis, il se peut aussi qu’il néglige d’autres aspects de votre relation commerciale. À vous de juger si c’est un signal d’alerte. Vous pouvez ainsi regrouper à la fois les données administratives et les évaluations de performance pour affiner vos choix.
J’espère que ce guide vous aidera à mettre en place ou à améliorer votre propre audit fournisseur. De la collecte à la vérification en passant par le classement des Kbis, vous avez maintenant toutes les clés pour prouver votre obligation de vigilance. Si vous ressentez le besoin d’un accompagnement plus personnalisé, n’hésitez pas à me contacter. Pour vous inspirer davantage, je vous invite d’ailleurs à consulter notre fiche pratique dédiée au suivi administratif de la sous-traitance : cliquez ici (lien fictif). Grâce à des schémas explicatifs et un exemple de tableau de bord, vous gagnerez encore en efficacité. En attendant, nous vous souhaitons des audits fluides, une tranquillité d’esprit et une réussite dans l’ensemble de vos projets entrepreneuriaux. À très bientôt !
Laurène, et toute l’équipe d’experts rédacteurs qui vous accompagnent dans la réussite de votre entreprise.