Beaucoup de gens se demandent s’il est vraiment possible de falsifier un document émis officiellement par le greffe, censé être infalsifiable. Dans la pratique, tout document papier est susceptible d’être manipulé, que ce soit par numérisation, par modification numérique ou par usurpation d’identité pour l’obtenir de façon détournée. De ce fait, même le Kbis n’échappe pas à la possibilité d’être contrrefait. Cela ne veut toutefois pas dire que ces cas sont systématiques ou aisés à mettre en œuvre. Il existe des mesures de sécurité sur le document : filigranes, mise en page spécifique, références précises, absence de typographies fantaisistes, etc. Cependant, avec des outils numériques de plus en plus sophistiqués, certains individus parviennent à fabriquer de faux Kbis, notamment lorsque le destinataire n’effectue aucune vérification complémentaire.
En tant qu’entrepreneuse, j’ai été confrontée à une situation où le faux Kbis n’était pas totalement inventé : il s’agissait plutôt d’un Kbis ancien dont les information avaient été partiellement modifiées. Par exemple, le nom du dirigeant était maintenu alors que la dénomination sociale avait changé, de sorte à faire croire à une validité qui n’existait plus. Le piège est parfois subtil : un partenaire ou un client vous remet au départ un Kbis correct, puis vous envoie “une mise à jour” quelques mois plus tard qui n’est pas celle issue du greffe, mais une version altérée. D’où l’importance, comme je le répète souvent, de demander la version la plus récente du Kbis et de vérifier vous-même la cohérence des données.
Pour filtrer ce genre de tentative, il existe différentes stratégies : demander un Kbis électronique (téléchargé directement sur le site officiel d’Infogreffe, par exemple), aller vérifier en temps réel l’existence de l’entreprise, son immatriculation et sa situation. Certaines plateformes permettent de confirmer en quelques secondes si un numéro SIREN est actif et s’il correspond effectivement à la dénomination et à l’adresse indiquées. C’est pour cette raison que, de plus en plus, les entreprises vigilant·e·s multiplient les recoupements avant de signer un gros contrat : c’est un réflexe de prudence qui peut vous sauver de lourdes conséquences.
Entrons maintenant dans le cœur du sujet : quels sont les principaux indicateurs qui doivent vous mettre la puce à l’oreille quand vous êtes face à un Kbis ? Il peut exister plus de cinq signaux, mais j’ai choisi de me concentrer sur ceux qui reviennent le plus souvent dans les retours d’expérience. Chacun de ces points est essentiel pour écarter le moindre doute : n’en négligez aucun si vous suspectez qu’il s’agit d’un faux. Nous allons les passer en revue, et je vous donnerai quelques conseils concrets pour protéger votre activité. Vous verrez que, souvent, les indices sont de nature administrative ou grammaticale, et qu’avec un minimum de vigilance, vous pouvez gagner en sérénité.
Le premier indice qui doit vous alerter est l’incohérence entre les principales données d’immatriculation qui figurent sur le document. Si vous voyez qu’entre le nom de l’entreprise (dénomination sociale) et son numéro SIREN (ou SIRET), quelque chose ne colle pas, c’est déjà un sérieux problème. D’ailleurs, un SIREN valide se compose de neuf chiffres : si vous en voyez un avec plus ou moins de chiffres, ou si la base géographique (le lieu d’implantation) ne correspond pas à l’adresse de l’entreprise, méfiez-vous. Rappelons qu’en France, chaque numéro SIREN est unique et attribué par l’Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE). Toute variation, même minime, doit vous alerter, car ce n’est pas censé arriver.
Un autre point que je vous conseille est de vérifier la concordance entre le dirigeant mentionné et la forme juridique de la société. Par exemple, si la société est une SAS, vous devriez trouver sur le Kbis le nom du président. S’il s’agit d’une SARL, c’est plutôt le gérant qui sera mentionné. Si ces éléments de base ne correspondent pas à la forme juridique annoncée, il y a un risque de document falsifié. Les fautes d’orthographe dans l’intitulé officiel de la société ou dans le nom du greffe (par exemple “greffe du tribunnal” au lieu de “greffe du tribunal”) sont également un précieux indicateur : les documents officiels sont rarement entachés d’erreurs aussi grossières. Pour renforcer votre diligence, n’hésitez pas à faire un tour sur un outil gouvernemental ou d’organisme comme Infogreffe pour vérifier la cohérence des informations.
Le deuxième point de contrôle concerne la date d’émission du Kbis. Ce document restant valide en général pour une durée administrative de trois mois, toute date ancienne ou trop éloignée doit vous alerter. Un Kbis vieux de plus de trois mois n’est techniquement plus considéré comme “à jour” par les institutions bancaires ou administratives, ce qui fait que son utilité devient limitée. Si on vous présente un Kbis datant de six mois ou plus et qu’on vous affirme qu’il est encore valable, c’est un signal d’alarm. Cela ne veut pas dire obligatoirement qu’il est contrefait, mais cela peut signifier qu’on essaie de vous cacher des modifications intervenues dans l’entreprise.
Dans les contrefaçons, on remarque souvent des bricolages autour de la date : soit elle est étrangement effacée, soit elle est présentée sous un format inhabituel, soit encore la mention de la dernière mise à jour par le greffe est inexistante. Par expérience, je vous suggère de toujours porter une attention particulière à la ligne où est écrite la mention “Extrait délivré à la date du…” : c’est l’indication qui permet de s’assurer que l’on est en possession de la version la plus récente. Toute absence de cette mention est déjà suspecte.
L’un de mes clients m’a autrefois raconté avoir reçu un Kbis dont la date d’émission semblait gravement dépassée : le document affichait une date d’il y a un an, et pourtant la personne qui l’avait fourni prétendait l’avoir obtenu la semaine précédente. En fait, il s’agissait d’un Kbis modifié avec un montage photo grossier au niveau de la date. Heureusement, mon client a eu le réflexe d’aller sur Infogreffe et de s’apercevoir que la société avait changé de dirigeant entre-temps, ce qui ne figurait pas sur le prétendu Kbis récent. Voilà un cas typique où la date en incohérence révèle un faux document.
Le troisième indice tient à l’aspect visuel du document. Un vrai Kbis comporte généralement un en-tête avec la mention du greffe compétent, des polices d’écriture réglementées, parfois un filigrane ou une mise en page qui suit une charte précise. Bien sûr, l’apparence peut légèrement varier selon qu’il s’agit d’une version imprimée ou d’une version électronique, mais le contenu et la structure sont rarement fantaisistes. Si vous observez un logo du greffe flou, une zone rognée, un bloc de texte mal aligné ou toute autre anomalie graphique, soyez sur vos gardes. Les faussaires peuvent commettre des erreurs d’alignement ou utiliser une typographie inappropriée pour la date, le SIREN ou le nom du greffe.
Un autre élément visuel important consiste à vérifier que le document n’a pas subi de retouches numériques évidentes. On peut par exemple détecter un “flare” autour des mentions modifiées, ou des différences de couleurs dans un même paragraphe. Sur un Kbis authentique, l’impression est homogène, les champs sont clairement identifiés. Les tentatives d’effacer un nom pour le remplacer par un autre se repèrent parfois à l’œil nu quand on a un peu d’habitude, surtout si les faussaires n’ont pas d’outils professionnels pour le faire. Lorsque vous avez un doute, comparez le Kbis suspect avec un Kbis officiel d’une autre société pour observer les différences de mise en forme. Mieux encore : procurez-vous directement un exemplaire du Kbis officiel de l’entreprise sur Infogreffe. Cette action simple vous épargnera beaucoup de souci et vous confirmera si l’aspect ambigu est dû à une contrefaçon ou simplement à une mauvaise impression.
Le quatrième indice repose sur la vérification des mentions obligatoires. Sur le Kbis, figurent précisément des éléments que la loi exige, notamment :
S’il manque une information cruciale, comme le nom du dirigeant ou la mention du capital social pour une SAS, c’est potentiellement un faux. Parfois, la personne qui essaie de vous tromper omet volontairement des champs pour échapper aux vérifications. Or, un document officiel doit être complet et se conformer à la présentation normalisée. Par conséquent, toute absence injustifiée d’informations obligatoires constitue un indice fort de contrefaçon à ne pas négliger.
Dernièrement, on m’a rapporté le cas d’un entrepreneur qui a reçu un Kbis où ne figurait ni l’information relative au gérant ni le code APE. De surcroît, le bloc relatif au capital social était vierge, alors que c’était censé être une SARL. En s’informant rapidement, il a compris qu’il y avait un problème, d’autant que le soi-disant dirigeant lui avait déjà donné des réponses vagues sur la nature exacte de la société. C’est en croisant les infos auprès d’une base de données d’entreprises qu’il a constaté l’inexistence de la personne mentionnée. Il s’agissait donc d’un faux Kbis. Prenez le réflexe de parcourir toutes les rubriques une à une avant de faire confiance à un document qui semble incomplet.
Enfin, le cinquième indice, à mes yeux, est le plus fiable : il consiste à comparer le document qui vous est remis avec les données officielles disponibles sur Infogreffe.fr. À l’heure du numérique, la majorité des dirigeants et de leurs équipes peuvent facilement contrôler l’état d’immatriculation d’une entreprise ou télécharger un Kbis récent. D’ailleurs, beaucoup de litiges se résolvent en quelques minutes grâce à cette vérification cruciale. Il suffit d’entrer le numéro SIREN ou SIRET dans le moteur de recherche du site officiel pour vérifier la raison sociale, la date de création, l’adresse du siège et le nom du dirigeant actuel.
Si vous constatez que le Kbis fourni diffère de ce qui est indiqué sur Infogreffe, il est presque certain que vous avez affaire à un faux ! Soyez cependant attentif : dans certains cas, il peut y avoir un léger décalage temporel si l’entreprise effectue un changement qui n’est pas encore saisi dans la base. Mais c’est plutôt rare, car la mise à jour est généralement rapide. L’absence totale d’enregistrement sur Infogreffe (par exemple, vous ne trouvez pas la société) n’est pas un bon signe du tout : elle peut signifier que l’entreprise n’existe peut-être pas ou qu’elle n’est plus enregistrée sous cette dénomination sociale. Si un document supposément officiel s’écarte trop des données vérifiées par Infogreffe, mieux vaut ne rien signer ou conclure avant d’avoir obtenu des explications claires et satisfaisantes.
Comme je le répète souvent, la vigilance autour des documents officiels est cruciale pour préserver la réputation de votre entreprise et éviter des désillusions. Faire affaire avec une société qui vous remet un Kbis contrefait peut vous exposer à des retards de paiement, à l’impossibilité de faire respecter votre contrat en justice (puisque l’entreprise n’est pas celle qu’elle prétend être) ou encore à des plaintes pour complicité si, sans le savoir, vous échangez avec des entités non déclarées. Bien sûr, si vous êtes de bonne foi, la loi pourra vous protéger, mais plus le temps passe, plus les risques de litige ou de demande de dédommagement augmentent.
Parfois, le faux Kbis n’est qu’un rouage d’une escroquerie plus large. Je pense au cas de pseudo-fournisseurs qui réclament des acomptes pour des services jamais rendus, ou encore de faux investisseurs qui veulent rassurer leurs interlocuteurs en exhibant un Kbis trafiqué indiquant un capital social fictif. Le risque le plus grand, c’est de s’engager financièrement sur la base d’une confiance illégitime, et de ne jamais revoir la couleur de son argent. Ou encore, de fournir des informations confidentielles (coordonnées bancaires, brevets, données personnelles sur vos clients) à une entité fantôme. Les préjudices peuvent rapidement devenir catastrophiques pour une jeune entreprise.
En résumé, un Kbis contrefait n’est pas seulement un document anodin, c’est un outil de tromperie potentiellement dangereux. Les conséquences vont au-delà de la simple perte de temps : vous pouvez déstabiliser la trésorerie, vous retrouver face à un partenariat commercial qui tombe à l’eau ou encore subir un vol de données internes. Il est donc vital de prendre quelques minutes pour vérifier l’authenticité du Kbis chaque fois que vous entreprenez une démarche importante avec un nouvel interlocuteur.
Pour vous prémunir contre les faux Kbis, adoptez quelques réflexes indispensables. Tout d’abord, exigez toujours un Kbis de moins de trois mois : en plus d’être à jour, cela vous permet de vous assurer que la société est bien active. Ensuite, effectuez systématiquement une vérification via Infogreffe ou une plateforme de confiance, même si vous connaissez le dirigeant de réputation. Cela ne prend que quelques secondes et peut vous sauver un investissement considérable. N’hésitez pas à consulter également l’historique de la société, pour repérer d’éventuels changements de nom ou de forme juridique qui auraient pu être passés sous silence. Vous pouvez par exemple demander à voir le bilan ou d’autres pièces comptables qui confirmeraient la cohérence des informations figurant sur le Kbis.
Si vous êtes dans une relation B2B, assurez-vous que la personne en face de vous est bien habilitée à signer ou engager la société. Un employé, même cadre, ne peut pas toujours transmettre un Kbis à jour ni se porter garant de la validité administrative de la société. Dans des cas exceptionnels, j’ai vu des personnes mal intentionnées se faire passer pour un cadre dirigeant alors qu’elles étaient de simples salariés, voire des individus complètement étrangers à la société. Enfin, en cas de doute, prenez contact directement avec le greffe du tribunal de commerce compétent pour confirmer l’existence et la situation d’une entreprise. C’est la garantie la plus fiable pour éliminer tout soupçon.
Il peut être instructif de revenir sur des cas concrets d’arnaques où le Kbis falsifié jouait un rôle central. Parmi les scénarios classiques, on trouve celui du “faux fournisseur” : une personne contacte votre société pour proposer un produit ou un service à un tarif très attractif. Elle vous envoie un semblant de devis agrémenté d’un Kbis qui “prouve” leur sérieux. Vous remarquez alors que l’immatriculation existe, mais certaines informations ne concordent pas : les coordonnées bancaires renvoient à un autre établissement, la date de mise à jour du Kbis est dépassée… En poussant la vérification un peu plus loin, vous réalisez que la dénomination sociale est bien réelle, mais que l’adresse de la société a été grossièrement modifiée sur le document. Le but est de percevoir rapidement des acomptes sur un compte tiers avant que vous ne découvriez la supercherie.
Un autre exemple concerne la fraude au capital : un soit-disant investisseur présente un Kbis qui indique un capital social élevé pour rassurer et convaincre un partenaire de confiance. En réalité, la somme indiquée ne correspond pas à la réalité. C’est un montage réalisé sur un Kbis vieux de plusieurs années, additionné de mentions mensongères sur le capital. Le dirigeant mentionné a peut-être quitté la société depuis longtemps. Sans volonté de vérification, le partenaire trompé accepte de s’engager dans un projet aux faux semblants solides, et s’expose à des risques financiers majeurs. Voilà pourquoi je recommande à toutes les start-up en recherche de financement ou de partenariats de faire preuve de diligence avant de partager leur savoir-faire ou leurs contrats confidentiels.
Parfois, malgré toutes vos précautions, vous découvrez trop tard que le Kbis fourni était un faux. Que faire dans ce cas ? Le point le plus important est d’agir rapidement et de rassembler toutes les preuves de la fraude : l’email ou le document envoyé, la trace d’un éventuel échange de fonds, les captures d’écran de l’annonce ou du site Internet. Ensuite, je vous conseille de vous rapprocher d’un avocat spécialisé en droit des affaires pour étudier les voies de recours. La falsification de documents est un délit puni par la loi, et vous pouvez porter plainte au pénal contre l’auteur de la fraude.
Sur le plan commercial, vous pouvez aussi demander des dommages et intérêts si vous avez subi un préjudice financier. Le problème, bien sûr, reste d’identifier la personne derrière la contrefaçon, surtout si elle a utilisé de fausses identités. Dans un scénario optimal, le greffe ou un autre organisme pourra vous aider à démontrer l’inauthenticité du document, en comparant le faux Kbis aux versions officielles historiques. Dans tous les cas, n’attendez pas, car plus vous laissez traîner, plus il sera difficile de retrouver l’auteur et de récupérer vos pertes.
Pour terminer, j’insiste sur le fait que la grande majorité des Kbis que vous croiserez sur votre chemin ne sont pas falsifiés. Au quotidien, la plupart des dirigeants et responsables administratifs utilisent des documents légitimes et réguliers. Toutefois, il est crucial de savoir repérer les rares exceptions, car elles peuvent entraîner des conséquences graves pour votre entreprise. Les cinq indices abordés (incohérences dans l’état civil, anomalies dans la date, apparence visuelle douteuse, absence de mentions obligatoires et divergences avec la base Infogreffe) représentent un guide fiable pour éviter de tomber dans le piège.
En tant qu’entrepreneuse passionnée, mon objectif est de vous aider à faire fleurir votre activité en toute sérénité. J’espère que ces conseils vous seront utiles pour distinguer le vrai du faux et pour sécuriser vos partenariats. N’oubliez jamais que la prudence reste votre meilleure alliée : en adoptant quelques bons réflexes de vérification, vous économiserez du temps, de l’argent et des soucis. Si vous suspectez une anomalie, prenez le temps de vérifier : un simple coup d’œil sur la plateforme officielle ou un appel au greffe mette souvent un terme à l’incertitude. Mieux vaut perdre dix minutes en vérifications que de se retrouver avec un contrat biaisé qui va vous hanter pendant des mois, voire des années.
À très bientôt pour d’autres conseils administratifs et pratiques autour de la création d’entreprise ! Ensemble, faisons de l’entrepreneuriat un espace plus sûr, plus transparent et plus accessible à tous. Prenez soin de vous et de vos documents officiels, et n’hésitez pas à partager vos expériences dans les commentaires ou par message privé. Je suis là pour vous épauler dans cette aventure passionnante qu’est la vie entrepreneuriale, en espérant que vous saurez désormais éviter les pièges du faux Kbis.