Le Kbis est souvent considéré comme la carte d’identité légale d’une entreprise. Lorsqu’un investisseur potentiel ou une banque analyse la solidité et la fiabilité d’un projet, il est normal qu’il souhaite s’assurer que les informations légales sont à jour. Un Kbis vieux de plus de trois mois peut parfois soulever des interrogations : l’entreprise n’a-t-elle pas effectué de démarches administratives récentes ? Y a-t-il des modifications importantes (changement de dirigeant, augmentation de capital, transfert de siège) qui n’ont pas été déclarées ? Ou pire, y aurait-il des contentieux qui auraient échappé à l’investisseur si celui-ci ne vérifie pas la dernière version du Kbis ?
Dans la majorité des dossiers de financement, présenter un extrait Kbis récent permet de valoriser le sérieux de la société. Cela prouve notamment qu’elle est toujours active et qu’elle n’a pas fait l’objet d’une radiation ou d’une procédure collective. Cependant, il est tout à fait possible de lever des fonds avec un document plus ancien, à condition de bien informer vos interlocuteurs et de mettre en place des garanties ou des explications solides.
Avant de plonger dans les exemples concrets, j’aimerais balayer quelques idées reçues sur cette question de la date sur le Kbis :
Bien entendu, de nombreux établissements bancaires ou assureurs demanderont un Kbis récent pour finaliser un contrat. Mais si vous avez un Kbisancienne version, cela ne veut pas dire que votre projet est condamné. Cela signifie simplement que vous devez vous préparer à répondre à d’éventuelles questions et à rassurer sur la validité de l’information légale.
Si votre Kbis date de plus de trois mois, ce n’est pas nécessairement le signe d’une inaction de votre part. Plusieurs facteurs peuvent l’expliquer :
1. Absence de changement notable : Il se peut que votre entreprise n’ait tout simplement pas connu de modifications depuis son immatriculation, ou depuis la dernière mise à jour déclarée au greffe (aucune modification des statuts, aucun déplacement de siège social, pas de transformation de forme juridique, etc.). Dans ce cas, vous n’y avez pas prêté attention, car il n’y avait pas de nouvelle information à faire figurer.
2. Charge de travail élevée : Les créateurs et dirigeants d’entreprise sont souvent submergés de tâches administratives et commerciales. Les priorités du quotidien peuvent amener à négliger un renouvellement de Kbis, surtout si aucune institution ne le réclame fortement. Ce n’est pas un signe de négligence totale, mais plutôt d’une priorisation concentrée sur d’autres enjeux du moment, comme le développement commercial ou la gestion de la trésorerie.
3. Délais administratifs : Un autre cas de figure, plus rare, concerne des retards ou délais dans le traitement administratif par le greffe. Certaines régions connaissent des lenteurs, surtout après des périodes de forte activité ou des restructurations internes. Dans ce contexte, vous avez peut-être effectué une modification (changement de gérant, mise à jour des statuts) sans avoir reçu dans les délais un nouveau Kbis。
Dans tous les cas, l’ancienneté du Kbis ne doit pas vous faire craindre un blocage irrémédiable. L’important est d’aborder la question avec transparence et de connaître les pistes pour convaincre vos futurs financeurs.
Maintenant que nous avons clarifié le contexte et compris la raison pour laquelle les investisseurs réclament souvent un document récent, examinons la démarche à suivre lorsque vous entamez une levée de fonds malgré l’ancienneté de votre Kbis. L’objectif est de montrer que votre entreprise est toujours solide, fiable et en règle.
Si aucune modification stricto sensu n’est intervenue dans votre entreprise depuis le dernier extrait, vous pouvez rassurer vos interlocuteurs en mettant à leur disposition :
1. Attestation sur l’honneur : Rédigez un court document sur papier en-tête où vous précisez que depuis la dernière mise à jour du Kbis, aucune évolution majeure n’a été opérée dans la société. Mentionnez la date de votre dernier Kbis et indiquez que vous n’avez enregistré ni changement de dirigeant, ni modification de capital ou de situation juridique. Cela peut suffire à apaiser certaines craintes.
2. Documents financiers récents : Montrez vos comptes annuels ou, si l’investisseur le souhaite, des tableaux de bord de gestion. La cohérence entre la date de votre Kbis et vos dernières performances financières est un signal de confiance, prouvant que l’entreprise fonctionne et ne reste pas dans l’ombre juridique.
Si vous êtes en plein processus de mise à jour (demande en cours au greffe, modification tout juste envoyée pour un changement de statuts, etc.), mieux vaut le préciser clairement à vos futurs partenaires. Vous pouvez :
1. Prouver la réalité de la demande en cours : Un accusé de réception du greffe ou un courrier attestant que votre dossier est en cours de traitement peut être un bon moyen d’éviter les malentendus. L’investisseur réalise alors que vous avez anticipé la question et que vous n’êtes pas dans l’optique de cacher des informations.
2. Mettre en avant votre sérieux : Expliquez que vous avez conscience de l’importance de ce document. Montrez que vous avez engagé les démarches nécessaires pour le faire renouveler, mais que les délais administratifs sont indépendants de votre volonté. La transparence sur ce point démontre votre professionnalisme.
Lorsque vous cherchez à lever des fonds auprès d’une banque, d’un crowdfunding ou de Business Angels, vous vous exposez à des questions sur la structure légale de votre société et sur la datation du Kbis. Chaque type d’investisseur a sa sensibilité :
1. Les banques : Les organismes bancaires aiment se rassurer avec des pièces administratives en ordre, car ils sont très réglementés. En cas de Kbis ancien, vous devrez essentiellement prouver que votre dossier est à jour d’un point de vue juridique et financier. Montrez également que vous n’avez pas oublié de régler vos obligations (impôts, cotisations sociales) et que votre société n’est pas en procédure collective. Une simple attestation de régularité fiscale ou une attestation de vigilance sociale peut s’ajouter à votre dossier pour solidifier le tout.
2. Les Business Angels : De nombreux investisseurs particuliers se préoccupent moins de la partie administrative tant qu’ils croient en votre vision et en votre capacité à atteindre vos objectifs de croissance. Toutefois, si un Business Angel a l’habitude de s’entourer de conseils (avocats, experts-comptables), il pourra exiger la présentation d’un extrait Kbis à jour pour valider l’absence de procédures ou de litiges en cours. Soyez prêt à fournir des justifications s’il le demande.
3. Les fonds d’investissement ou Family Offices : Plus structurés, ces investisseurs vérifient presque systématiquement l’état global de la société : statuts, cap table (composition du capital), régularité des déclarations officielles. Un Kbis dépassé peut attirer leur attention sur un éventuel manque de rigueur, mais ne constitue pas en soi un motif d’élimination. Vous devrez simplement fournir des preuves tangibles qu’aucun changement n’est intervenu, ou que le changement en cours est en bonne voie.
Pour illustrer plus clairement, imaginons un cas que j’ai personnellement rencontré il y a quelques années. Une société de services numériques (un modèle proche d’une SSII), en forte croissance, souhaitait lever 300 000 euros auprès de plusieurs Business Angels pour développer une nouvelle plateforme innovante d’analyse de données. Cette société, qui existait déjà depuis deux ans, possédait un Kbis vieux de 5 mois. Le dirigeant, très focalisé sur la technologie et les besoins clients, ne l’avait pas renouvelé, faute de changement de statut ou de dirigeant. Lorsqu’ils ont présenté leur projet lors d’une session de pitch, un investisseur a rapidement remarqué la date sur le Kbis et a soulevé la question de la mise à jour.
Au lieu d’être déstabilisé, le dirigeant a expliqué qu’il avait enclenché une procédure pour obtenir un nouvel extrait, mais que le greffe accusait un certain retard. Il a fourni :
Résultat, les Business Angels ont accordé leur confiance, constatant que seul le formalisme administratif posait question, et non la viabilité économique ou la structure légale. Ils ont investi, et la société a pu recevoir les fonds. Quelques semaines plus tard, le dirigeant a reçu son nouveau Kbis, daté et en cohérence avec les informations qu’il avait avancées. Ce cas montre bien que le plus important est la transparence et la cohérence.
Si vous craignez que votre Kbis dépassé suscite la méfiance, envisagez de préparer un dossier solide intégrant :
1. Un business plan détaillé : Montrez votre stratégie commerciale, vos études de marché, vos projections de croissance, ainsi que l’identité clairement définie de votre cible. Un investisseur confiant sur votre business model sera plus tolérant vis-à-vis d’une petite lacune administrative.
2. Une table de capitalisation à jour : Les potentiels financeurs doivent connaître la répartition actuelle du capital et savoir si vous avez l’intention d’accueillir de nouveaux actionnaires ou d’opérer une augmentation de capital. Même si votre Kbis n’est pas récent, cette table de capitalisation prouve la clarté de votre capital et la structure de votre gouvernance.
3. Les contrats clés en cours : Si vous avez déjà signé des contrats commerciaux ou des lettres d’intention importantes démontrant l’attrait de votre offre, mettez-les en avant. Ils serviront de garantie supplémentaire pour les investisseurs qui ont peur de s’engager dans un projet sans retours du marché.
4. Un historique des échanges avec le greffe : Si vous avez effectivement fait une demande de nouvelle immatriculation, ou si vous avez envoyé un courrier pour mettre à jour vos statuts, conservez les traces de ces échanges. Fournir une copie d’un mail ou d’un accusé de réception rassure généralement sur l’état de vôtre démarche.
Bien que lever des fonds avec un Kbis vieux de plus de 3 mois soit réalisable, il faut garder à l’esprit quelques risques :
1. Risque de rejet par certains organismes : Certaines banques ou institutions publiques sont intransigeantes sur la durée de validité de l’extrait Kbis. Si elles exigent formellement un document de moins de trois mois et n’acceptent aucune autre forme de preuve, vous devrez alors renouveler votre Kbis au préalable. Ce type de situation peut arriver pour l’ouverture d’un compte professionnel, l’obtention d’un prêt bancaire ou la signature d’un marché public.
2. Risque d’incompréhension ou de méfiance : Ne pas renouveler son Kbis peut donner l’impression d’une négligence administrative, voire d’un manque d’implication dans la gestion de sa société. Un investisseur externe, qui ne vous connaît pas bien, pourrait douter de votre rigueur, surtout s’il compare votre dossier à celui d’un concurrent présentant un Kbis flambant neuf.
3. Risque de procédure incorrecte : Dans certains cas, l’absence de mise à jour d’informations sur le Kbis peut vous rendre hors la loi. Par exemple, si vous avez changé d’objet social, de représentant légal, de forme juridique ou si vous avez procédé à une cessation partielle d’activité, vous devez déclarer ces changements pour obtenir un Kbis à jour. Ne pas le faire peut constituer une infraction au Registre du commerce et des sociétés. Autant dire que pour un investisseur, ce genre d’irrégularités fait figure de carton rouge.
Cependant, pour un Kbis inchangé sur le fond (même dirigeant, capital stable, même adresse), le renouvellement n’est pas obligatoire à chaque trimestre, même si c’est souvent préférable pour faciliter la gestion de vos démarches administratives.
Si, après avoir consulté toutes ces informations, vous vous dites qu’il serait finalement plus sage de mettre à jour votre Kbis avant ou pendant la levée de fonds, voici comment procéder :
La première étape consiste à vérifier auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend votre entreprise si vous avez des mises à jour légales en attente. Vous pouvez leur communiquer le numéro SIREN de la société et demander si votre dossier est complet. Les greffes sont généralement accessibles par téléphone ou par mail, selon les régions. Expliquez-leur votre besoin d’obtenir un Kbis récent pour votre opération de recherche de financement. S’ils vous confirment qu’aucun changement n’est nécessaire, demandez simplement un nouvel extrait datant de moins de 3 mois. Le coût de cette formalité est souvent modique, de l’ordre de quelques euros pour la délivrance d’un nouvel exemplaire.
Si votre société a évolué (par exemple, passage d’une SARL à une SAS, modification de l’objet social, arrivée d’un nouvel associé), demandez à votre expert-comptable ou à votre avocat d’actualiser les statuts. Transmettez ensuite ces documents au greffe pour enregistrement. Le greffe procèdera à l’édition d’un nouveau Kbis reflétant ces changements. L’idéal, dans une levée de fonds, est de finaliser les changements qui n’affectent pas directement l’entrée de nouveaux investisseurs avant leur arrivée, afin que le capital et la gouvernance affichés soient conformes à la réalité.
L’expérience montre que dans la plupart des levées de fonds, les investisseurs s’intéressent davantage à la viabilité de votre projet, à la qualité de votre équipe, à l’existence d’un marché porteur ou d’une technologie innovante, plutôt qu’à la simple date figurant sur votre Kbis. Toutefois, donner l’impression de négliger un aspect administratif essentiel reste un point de vigilance. Il est donc crucial de :
1. Anticiper leurs questions : Lors de vos présentations, mentionnez spontanément l’ancienneté de votre Kbis si vous savez que c’est un sujet sensible pour eux. Expliquez pourquoi il n’a pas été actualisé et les mesures que vous avez prises pour y remédier.
2. Documenter précisément votre situation : Préparez un petit dossier qui inclut votre dernier Kbis, les pièces justificatives, vos derniers bilans, une attestation d’absence de changement. Les investisseurs se sentiront ainsi en confiance, voyant que vous maîtrisez votre situation juridique.
3. Mettre en évidence vos atouts majeurs : Aller au-devant des exigences documentaires est une chose, mais n’oubliez pas de consacrer l’essentiel de vos efforts à votre pitch, à votre vision stratégique et à la démonstration de votre impact sur le marché. Le Kbis n’est qu’un élément parmi d’autres dans la due diligence de l’investisseur.
Certains investisseurs ou organismes de financement ont des exigences strictes qui dépassent la règle informelle des trois mois. Peut-être qu’ils veulent vérifier que votre siège social n’a pas été déplacé dans un autre département pour bénéficier d’aides locales, ou que votre capital n’a pas subi de chute brutale. Dans ces cas-là, vous devrez être encore plus clair sur votre situation :
Si vous faites face à une réticence majeure, proposez par exemple d’insérer dans le pacte d’actionnaires une clause de garantie sur la véracité des informations que vous fournissez. Vous prouvez ainsi que vous êtes prêt à prendre les dispositifs nécessaires pour rassurer votre partenaire financier. De plus, vous pouvez mentionner un délai dans lequel vous vous engagez à fournir un Kbis renouvelé. Montrer que vous êtes conscient de leurs préoccupations, et que vous vous engagez à y répondre, renforcera considérablement votre démarche de transparence.
Selon certaines données communément admises par les organismes de soutien aux entreprises, près de 30 % des dirigeants de TPE/PME en France laissent passer plus de trois mois avant de demander un nouvel extrait Kbis, dès lors qu’ils n’ont pas de changement important à déclarer. Dans le même temps, environ 20 % des refontes statutaires transmises au greffe ne se concrétisent pas par un Kbis mis à jour dans les six mois, parce que les dirigeants oublient parfois de finaliser une étape quelconque, ou ratent l’opportunité de recevoir l’extrait actualisé. Autrement dit, vous n’êtes pas seul dans cette situation, et beaucoup parviennent pourtant à décrocher des financements avec un Kbis daté, dès lors qu’ils parviennent à structurer un dossier clair.
D’après l’expérience de plusieurs experts et grâce aux retours de nombreux entrepreneurs, la clé d’une levée de fonds réussie ne réside pas tant dans la date précise du Kbis que dans la qualité du dialogue que vous entretenez avec vos partenaires, et la solidité de votre projet.
Imaginons une startup e-commerce fondée par deux associés, l’un spécialisé en marketing digital et l’autre en logistique. L’entreprise est immatriculée depuis un an, et le dernier Kbis date de plus de 4 mois. Lors d’une recherche de financement de 200 000 euros pour élargir la gamme de produits et améliorer les flux logistiques, une banque en ligne exige un Kbis de moins de 3 mois. Le dirigeant n’y avait pas songé, car il se concentrait sur l’augmentation du chiffre d’affaires et la relation client. Face à cette exigence, il prend immédiatement contact avec le greffe, qui lui indique que les statuts sont à jour et qu’il peut commander un nouvel extrait. En moins d’une semaine, il obtient le précieux document. La banque est satisfaite de voir la réactivité du dirigeant, qui envoie également un prévisionnel de ventes accompagné de preuves d’intérêt de la clientèle. L’accord de principe est alors donné pour le prêt, et la startup poursuit son développement.
Parce que la question du Kbis renvoie souvent à la crédibilité et à la rigueur de l’entrepreneur, il est essentiel de veiller à :
1. Être joignable et réactif : Si un investisseur vous contacte pour obtenir un justificatif complémentaire, répondez-lui rapidement, même si vous êtes en pleine construction de votre stratégie marketing. Cette disponibilité va bien au-delà d’un simple document administratif : elle reflète votre engagement.
2. Avoir un dossier documentaire complet : En plus du Kbis, préparez un résumé des principales informations sur votre entreprise. Présentez votre équipe, vos partenaires, vos réalisations passées, vos projections. Créez une sorte de mini-dataroom (même informelle) comprenant les pièces essentielles. Cela rassura sur votre sérieux et vous fera gagner du temps.
3. Démontrer une cohérence globale : Un Kbis ancien, cela arrive. Mais si, dans le même temps, vous dévoilez des comptes annuels impeccables, une gestion de projet metodique et des retours clients positifs, vous crédibilisez votre projet. Le partenaire financier fera de la date du Kbis un point négligeable parmi bien d’autres points positifs.
Pour conclure cette partie pratique, je vous propose quelques astuces simples pour éviter de vous retrouver dans la même situation à l’avenir :
Bien sûr, le fait de tenir votre Kbis à jour régulièrement renforce votre crédibilité et vous évitera de devoir vous justifier en plein processus de levée de fonds. C’est un investissement de temps mineur comparé aux bénéfices tangibles sur le plan de votre image.
La réponse dépend avant tout de l’organisme financeur. De nombreuses structures conviendront d’un protocole d’accord dans lequel il est prévu que les fonds seront débloqués lorsque le Kbis en cours de validité sera présenté. Autrement dit, vous pouvez signer des lettres d’intention ou des pré-accords tout en attendant l’édition officielle du document. Il suffit ensuite de faire parvenir le nouvel extrait dès que vous l’obtenez.
Si, à l’inverse, l’investisseur souhaite voir un document à jour avant de signer, alors vous pouvez tout de même entamer la négociation, réaliser un pitch détaillé et envoyer tous les documents préparatoires. Vous finaliserez la transaction une fois le nouveau Kbis édité. Dans la mesure où la délivrance d’un Kbis récent est généralement rapide (sauf période de surcharge) et très peu coûteuse, vous n’avez pas à craindre un décalage majeur dans votre plan de financement.
Il peut arriver que certaines structures (notamment des financeurs publics ou des plateformes de financement participatif) imposent des exigences très rigides. Si vous essuyez un refus catégorique de leur part parce que votre Kbis est trop ancien, vous aurez la possibilité de :
1. Commander immédiatement un nouvel extrait et représenter à nouveau le dossier. Montrez votre détermination : le financeur verra que vous avez compris et respecté ses exigences.
2. Aller vers d’autres partenaires moins formels s’il est trop tard ou si vos délais sont trop serrés. Toutefois, dans le cadre d’un projet sérieux, je recommande la première solution : procédez au renouvellement et revenez vers l’interlocuteur.
Si vous sentez que le Kbis reste un sujet sensible et que vous préférez ne prendre aucun risque, n’hésitez pas à faire appel à un expert-comptable ou à un avocat spécialisé en droit des sociétés. Ceux-ci peuvent vous aider à :
1. Faire le point sur vos obligations légales : Êtes-vous en conformité sur tous les plans ? N’y a-t-il pas une modification non déclarée qu’il faudrait régulariser ?
2. Mettre en forme un dossier de levée de fonds : Au-delà du Kbis, ils peuvent rassembler tous les éléments clés qui rassureront un investisseur.
3. Négocier avec les financeurs : L’avocat peut intervenir dans les discussions liées au pacte d’actionnaires, aux clauses de garanties, etc. Vous aurez ainsi une meilleure connaissance des points qu’un investisseur juge critiques pour sécuriser sa participation.
En définitive, lever des fonds alors que votre Kbis est vieux de plus de trois mois n’est pas une barrière infranchissable. Le plus grand risque serait d’ignorer les préoccupations légitimes d’un financeur et de donner l’impression de dissimuler des informations. Avec une stratégie de communication claire, la mise à disposition de pièces justificatives et la démonstration d’une gestion rigoureuse, vous pouvez aisément convaincre des partenaires de vous suivre. Gardez à l’esprit que les investisseurs jugent avant tout la qualité de votre modèle économique et votre capacité à générer de la valeur. À partir du moment où vous prouvez votre sérieux, la date exacte du Kbis n’est plus qu’un simple détail administratif.
Afin de gagner du temps et de vous concentrer sur le cœur de votre métier, je vous recommande vivement d’anticiper ces nécessités. Dès lors que vous projetez de solliciter un financement, faites un rapide check-up de vos documents légaux : statuts, procès-verbaux d’assemblée, comptes annuels, et bien sûr votre extrait Kbis. C’est un petit effort qui vous évitera bien des complications lors des rendez-vous décisifs.
J’espère que cet éclairage vous sera utile pour mener à bien votre recherche de capitaux. Les obstacles administratifs paraissent parfois insurmontables au premier abord, mais avec de l’organisation et de la transparence, ils se transforment en étapes finalement assez simples à valider. Et si vous souhaitez en savoir plus sur les démarches relatives à l’extrait Kbis ou sur la constitution d’un dossier de financement, vous pouvez consulter notre page dédiée ici : Guide complet sur l’extrait Kbis. Bonne réussite dans vos projets entreprenariaux !