Avant de plonger dans le cœur du sujet, rappelons brièvement la signification de SaaS : « Software as a Service ». Le principe est simple : l’éditeur du logiciel héberge son outil sur ses propres serveurs ou sur le cloud, et les utilisateurs y accèdent à distance via une connexion Internet. Les mises à jour, le support et la sécurité font partie intégrante du service, souvent facturé sous forme d’abonnement mensuel ou annuel. Dans le cas du B2B (business to business), ce logiciel vise spécifiquement des entreprises ou des professionnels, offrant des fonctionnalités comme la facturation, la comptabilité, la gestion des stocks, la relation client ou encore la logistique.
Dans ce contexte, le Kbis est un document officiel qui atteste de l’identité juridique, du numéro d’enregistrement au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), de l’adresse du siège, de l’activité déclarée, et de diverses mentions légales relatives à la société. C’est la « carte d’identité » de l’entreprise, prouvant non seulement son existence légale, mais présentant aussi sa structure et ses représentants. Sur beaucoup de plateformes B2B, on remarque la volonté des éditeurs de prouver leur fiabilité en mettant en avant leur Kbis. Ils souhaitent démontrer leur légitimité administrative et renforcer la confiance auprès de leurs propres clients.
Parfois, dans le cadre d’une relation client-fournisseur ou client-prestataire, des questions se posent sur la vérification légale de l’existence des partenaires commerciaux. Beaucoup d’entreprises désirent vérifier le Kbis de leurs fournisseurs ou de leurs sous-traitants, afin de s’assurer du sérieux de la collaboration. De ce fait, afficher le Kbis, ou le rendre consultable facilement depuis le back-office d’une solution SaaS, peut apparaître comme un usage pratique. Toutefois, de telles pratiques n’ont rien d’anodin et soulèvent des interrogations cruciales dont la portée peut être sous-estimée.
Vouloir offrir un accès direct et simplifié au Kbis dans un back-office client peut paraître évident à première vue : rendre l’information transparente, rassurer sur la légalité et la conformité de l’entreprise, faciliter les contrôles en interne ou éviter les retards dans l’obtention du document. Regardons de plus près les principales raisons qui poussent des éditeurs SaaS ou des entreprises utilisatrices à envisager une telle fonctionnalité.
Les entreprises, particulièrement dans l’univers B2B, sont souvent soucieuses de contracter avec des partenaires solides. Pouvoir afficher le Kbis de la société prestataire peut constituer un gage de bonne foi, prouvant que la société est bien à jour dans ses démarches et dispose d’un statut légal sans faille. Certains entrepreneurs s’enorgueillissent même de présenter ce papier officiel pour mettre en avant la légitimité de leur structure. Dans un univers numérique toujours plus concurrentiel, ce genre d’argument de transparence peut faire la différence, en tout cas sur le plan marketing.
La question se pose surtout quand la confiance est un enjeu sécuritaire ou stratégique. Par exemple, une plateforme de gestion de paiements inter-entreprises peut considérer primordial de montrer à ses utilisateurs qu’elle est reconnue par les autorités, qu’elle dispose d’un SIREN valide, et qu’elle est inscrite en bonne et due forme au Registre du Commerce. Cette vitrine de confiance peut être un argument fort pour les prospects qui hésitent encore à souscrire au service ou à confier leurs informations sensibles.
Imaginons que vous soyez un grossiste en ligne qui vend des produits de cosmétique à des instituts de beauté. Vous administrez une plateforme SaaS B2B permettant à vos clients, les instituts, de commander en toute simplicité. À chaque nouvelle inscription, vous avez besoin de fournir votre propre Kbis à vos clients, ou inversement, pour valider certains points contractuels. Au lieu de gérer ces échanges par e-mail ou via un outil tiers, vous pourriez envisager de mettre en libre accès votre Kbis dans la section « Documentations légales » du back-office. Les nouveaux clients le téléchargeraient directement si nécessaire. Cela ferait gagner du temps et simplifierait grandement les processus de vérification.
Les facteurs administratifs peuvent en effet s’accumuler : en 2022, selon un rapport d’une fédération professionnelle (source interne confidentielle), plus de 65% des échanges entre entreprises questionnaient la validité légale des statuts de l’un ou l’autre partenaire, entraînant des retards de plusieurs semaines dans la signature de contrats. La mise à disposition automatique du Kbis vise justement à fluidifier ce genre d’interactions et à absorber ces retards inutiles.
Pour les éditeurs de solutions SaaS, disposer d’une fonctionnalité d’affichage et de mise à jour automatique du Kbis peut représenter un atout concurrentiel. Dans un marché B2B où la concurrence se joue parfois sur des détails, chaque argument, surtout sur le plan de la crédibilité, peut compter. Mettre en avant son Kbis, ou donner la possibilité à l’utilisateur de vérifier rapidement les informations légales, s’inscrit dans une logique de service clé en main. Cela regroupe parfois plusieurs modules : génération d’attestations, déclaration de TVA, téléchargement direct d’extraits Kbis, etc.
D’un point de vue technique, certains providers utilisent des API qui vont chercher les informations légales auprès de registres nationaux pour garantir leur fiabilité. Ces API, payantes ou non, permettent de tenir à jour en quasi-temps réel les données légales des entreprises, ce qui pourrait être perçu comme un gain de temps et une réduction des erreurs. Pour beaucoup de leaders du marché, avoir ce genre d’intégration donne une image de professionnalisme et de sérieux, à condition évidemment de bien baliser les règles d’accès et de diffusion de ces données confidentielles.
Si l’envie d’intégrer son Kbis dans un back-office client séduit par ses avantages, il n’en demeure pas moins que plusieurs problématiques sensibles méritent d’être passées en revue. Entre protection des données personnelles, risques de fraudes et conséquences juridiques, un dirigeant d’entreprise ou un éditeur SaaS doit peser précisément ces éléments avant de se lancer. Certains freins s’avèrent d’ailleurs plus importants qu’on ne l’imagine.
Le Kbis contient des informations qui, si elles ne relèvent pas de la sphère privée au sens strict, incluent tout de même des données sensibles : nom du gérant ou président, numéros divers, date de création de l’entreprise, ou encore mention de procédures collectives en cours. Afficher ce document peut donc avoir un impact sur la réputation de l’entreprise, positivement ou négativement, selon la situation. Votre entreprise traverse-t-elle un plan de redressement ? Quel est le capital social exact ? Certaines informations risquent de soulever des inquiétudes chez les visiteurs du back-office, ou de faire fuiter des données que vous préfériez ne pas mettre en avant.
Certaines entreprises ne souhaitent pas communiquer publiquement leurs statuts, ou préfèrent maîtriser précisément la liste des destinataires pouvant obtenir ces informations. En effet, même si le Kbis est un document public disponible auprès du greffe, son utilisation reste encadrée juridiquement. Offrir un accès trop ouvert dans un back-office pourrait créer une faille si des utilisateurs mal intentionnés accédaient à des comptes clients, en particulier si la sécurité du système n’est pas optimale.
En rendant le Kbis accessible à un trop grand nombre de personnes, ou sans dispositifs de protection suffisants, on prend le risque de voir ses données réutilisées à des fins frauduleuses. Des tentatives d’usurpation d’identité, de phishing ou même de falsification de documents pourraient en découler. Dans de rares cas, certains escrocs cherchent à se faire passer pour une entreprise légitime afin de signer des contrats frauduleux ou de souscrire des services au nom d’autrui.
Les entreprises faisant appel à cette transparence excessive peuvent se retrouver en situation délicate si elles doivent prouver qu’elles ont pris toutes les précautions nécessaires pour limiter l’accès à ces documents. Avec l’évolution des réglementations européennes, notamment à travers le RGPD (même s’il touche plus particulièrement les données personnelles que ce type de document), mettre en place des mesures de protection strictes apparaît indispensable. Dans des secteurs sensibles, comme la bancaire, l’assurance ou d’autres domaines maniant des données confidentielles, les entreprises doivent être doublement vigilantes quant à la diffusion de leurs informations légales.
Il est intéressant de souligner que plusieurs entreprises font délibérément le choix de ne pas publier leur Kbis ou de le limiter à quelques accès uniquement. Voyons quelques arguments fondamentaux :
Enfin, tout dépend du modèle économique, du type de SaaS et de la relation contractuelle. Certaines entreprises préfèrent utiliser des plateformes spécialisées pour échanger des documents légaux sous forme chiffrée ou contrôler précisément les autorisations de lecture. Elles estiment qu’il est plus prudent de centraliser toute la gestion documentaire sur un espace sûr et strictement réservé à l’administration et à quelques partenaires.
Au-delà de l’aspect conformité et légal, il est déterminant de s’interroger sur l’expérience utilisateur (UX). Quand vous créez ou exploitez une solution SaaS B2B, l’ergonomie et la simplicité sont souvent au cœur des préoccupations. Les utilisateurs professionnels, qu’ils soient dirigeants de TPE, cadres de PME ou consultants indépendants, attendent de la fluidité et de la clarté.
Intégrer le Kbis dans votre back-office doit répondre à une vrai besoin. Où cette information sera-t-elle affichée ? Dans quel menu ? Sous quelle forme ? Afficher un lien direct vers un PDF, proposer un aperçu dans l’interface, ou bien mettre en place un système de génération en temps réel en se connectant à une base de données officielle ? Autant de possibilités qui, si elles ne sont pas pensées intelligemment, risquent de créer de la confusion et de l’encombrement dans l’interface. Pire encore, un afflux de documents superflus peut alourdir la navigation et décourager les clients d’accéder à l’information pourtant jugée pertinente.
Une pratique courante consiste à rassembler tous les documents légaux dans un onglet ou un sous-menu clair, intitulé par exemple « Mentions légales et dossiers administratifs ». Les utilisateurs qui en ont besoin savent où chercher, tandis que les autres ne sont pas pollués par des informations qui ne les concernent pas. Cette disposition évite de surcharger le tableau de bord principal et offre un accès contrôlé à la documentation. On peut même paramétrer des droits d’accès spécifiques : seuls les administrateurs ou les chargés de compte de haut niveau peuvent télécharger le Kbis, les opérateurs de base n’y ayant pas nécessairement besoin.
Pour beaucoup, afficher son Kbis est un acte de transparence marketing. Il n’est pas rare de croiser des sites qui précisent « Entreprise immatriculée au RCS de X », accompagnée de la mention « Kbis disponible sur demande ». L’idée est de rassurer le prospect, de montrer la pérennité de la structure, notamment lorsque l’on a affaire à un organisme de formation, une agence de communication ou tout autre secteur où la notoriété et l’image de sérieux comptent beaucoup.
Pousser ce concept jusqu’à l’intégration directe dans un back-office SaaS peut être perçu par certains comme un excès de zèle. On pourrait se demander : « Est-ce vraiment utile que tous mes clients aient un accès permanent à mon Kbis ? Leur est-il indispensable d’y jeter un œil à la moindre connexion ? ». Dans certains cas, c’est clairement superflu, et cela n’apporte aucune valeur ajoutée au service, bien au contraire. Aussi, l’entreprise qui choisit de publier son Kbis doit s’interroger sur la fréquence de mise à jour : un Kbis peut devenir caduc si un changement de dirigeant ou de siège intervient. Afficher un document périmé serait contre-productif.
D’autres estiment qu’il s’agit d’un argument de marketing subtil, renforçant la réputation de l’entreprise, en particulier si l’on met en avant la date d’immatriculation (laquelle reflète une certaine longévité) ou encore le montant du capital social (qui peut signifier une solidité financière). Un Kbis qui mentionne une société existant depuis 20 ans, avec un certain capital significatif, peut rassurer et légitimer instantanément. Il faut cependant doser cette communication, pour éviter un effet d’auto-promotion trop appuyé qui perdrait en crédibilité.
Si vous n’êtes pas tout à fait convaincu par l’idée d’afficher votre Kbis de manière ouverte dans votre SaaS B2B, il existe d’autres moyens malins de rassurer vos clients. Plutôt que de placer un lien direct vers un document PDF, vous pouvez, par exemple, inclure un module d’authentification reliant votre entreprise à une base de données officielle (comme Infogreffe en France). Le client pourrait alors vérifier, en un clic, que votre entreprise est bien active et enregistrée, sans forcément télécharger un document complet. C’est une solution plus légère, parfois moins engagée, et qui laisse le contrôle à l’utilisateur sur sa volonté d’en savoir plus.
Un second option consiste à mentionner certaines informations légales clés directement sur la plateforme, telles que le numéro SIREN, l’adresse du siège social et la forme juridique, tout en précisant qu’un Kbis actualisé peut être fourni sur demande. Cela démontre la transparence tout en évitant d’exposer trop de données sensibles à un public large. Les utilisateurs professionnels qui en ont réellement besoin, dans le cadre d’un appel d’offres ou d’un audit, pourront vous le demander et vous leur communiquerez le document par le biais de canaux sécurisés.
Dans certains cas, surtout pour de grosses structures ou des partenaires institutionnels, des contrôles croisés seront faits de toute façon. Vos partenaires iront vérifier vos informations sur des registres publics ou réclameront des documents officiels avant signature d’un contrat. Les entreprises très structurées (par exemple dans le domaine bancaire) utilisent souvent leurs propres grilles d’audit et ne se satisfont pas d’un simple PDF en libre accès. Cette logique renforce l’idée qu’afficher un Kbis dans le back-office n’est pas toujours déterminant, mais relève parfois plus de la communication que de la nécessité.
Si vous décidez de franchir le pas et d’implémenter l’affichage du Kbis dans votre back-office SaaS, il vous faudra envisager un certain nombre de considérations techniques :
Par ailleurs, certaines solutions SaaS s’appuient sur un partenaire extérieur ou un service dédié qui se charge de renouveler et de fournir le Kbis directement quand il est demandé, sous forme d’un lien temporaire. Dans ces cas, c’est un tiers de confiance qui gère la partie administrative et vérifie l’authenticité du document, permettant ainsi de décharger l’éditeur SaaS de cette responsabilité. Naturellement, ce service engendre un coût supplémentaire, mais il est compensé par un gain de temps et une fiabilité accrue.
Le Kbis étant un extrait officiel du Registre du Commerce et des Sociétés, sa diffusion n’est pas si libre que l’on pourrait l’imaginer. Certes, il est public : n’importe qui peut, en théorie, en faire la demande auprès du greffe, mais la manière et la quantité d’informations diffusées peuvent faire l’objet de jurisprudences et de limitations.
Des sanctions peuvent survenir si une entreprise utilise ou publie des Kbis de manière abusive, surtout s’il s’agit d’extraits concernant des tiers. Dans le cadre d’une plateforme B2B, si vous hébergez le Kbis de vos fournisseurs ou clients pour qu’il soit visible de tous, vous devez être certain d’y être autorisé. L’obtention du consentement explicite est souvent recommandée, voire indispensable, pour éviter les litiges ultérieurs. Certains contrats prévoient explicitement la question : « Autorisez-vous l’éditeur à rendre votre Kbis accessible à vos clients ? »
Enfin, notez que la responsabilité de l’éditeur SaaS peut être engagée si des documents confidentiels sont exposés à des personnes non habilitées. Un cas type : un client malveillant parvient à accéder, par un bug ou une faille de sécurité, aux Kbis d’autres sociétés présentes sur la plateforme. La société éditrice risque de devoir assumer cette faille et ses conséquences, en particulier si les audits de sécurité internes n’ont pas été réalisés correctement.
Si l’intégration du Kbis est pertinente pour votre SaaS B2B, voici quelques astuces pour vous éviter de tomber dans les pièges énumérés ci-dessus, tout en maintenant un niveau optimal de conformité et de protection de vos données :
D’abord, évaluez le niveau de sensibilité de l’information : est-ce que le Kbis, tel qu’il est, contient des mentions susceptibles de nuire à la réputation ou à la sécurité de la société ? Si oui, un accès restreint semble pertinent. Assurez-vous également de la mise à jour régulière : un Kbis ancien ne fera que semer le doute sur la solidité de l’entreprise ou l’honnêteté de sa communication.
Ensuite, n’hésitez pas à dédier un espace sécurisé sur votre plateforme où sont rangées toutes les informations légales. Configurez des droits d’accès alloués uniquement à celles et ceux qui ont réellement besoin de consulter ce document. Par exemple, un acheteur professionnel de votre partenaire ou un responsable de compte pourraient être habilités à le récupérer, quand un opérateur ou un usager lambda n’a aucune légitimité pour y accéder.
Enfin, vous pouvez tout à fait opter pour un système de confirmation sur demande : la plateforme propose une fonction « Obtenir le Kbis de l’entreprise », qui génère un code SMS ou un e-mail de confirmation. Vous, en tant qu’entreprise, recevez une notification et validez ou non la possibilité pour le client de télécharger le document. Cette double validation limite grandement les risques de divulgation à des inconnus. Quelques solutions existent déjà sur le marché, généralement sous forme d’API sécurisées à intégrer à votre SaaS.
Au fil de mes accompagnements, j’ai pu observer différentes configurations. Par exemple, une start-up spécialisée dans la logistique avait choisi d’afficher son Kbis en accès libre aux clients. Elle estimait que la confiance et la transparence étaient fondamentales pour les contrats internationaux, notamment en Asie où la vérification des partenaires peut s’avérer complexe. La démarche lui a servi de positionnement stratégique, et l’entreprise a pu signer avec des distributeurs plus facilement. Elle affirme avoir réduit le temps de négociation commerciale d’environ 20% grâce à cet argument de confiance.
À l’inverse, un éditeur SaaS dans le domaine de la facturation électronique a décidé d’opter pour une solution plus protectrice. Craignant que la diffusion du document ne facilite l’usurpation d’identité de ses dirigeants, il a préféré fonctionner avec un renvoi vers le registre officiel. Les utilisateurs, en cas de doute, peuvent saisir le numéro SIREN de l’éditeur pour vérifier son inscription légale. Dans ce scenario, le dirigeant craint particulièrement le piratage, car la plateforme traite des données hautement sensibles : montants de factures, coordonnées bancaires, etc.
On estime, d’après les retours d’expériences recueillis auprès de 200 entreprises en 2021 (données internes de plusieurs consultants), qu’environ 35% des SaaS B2B affichent directement leur Kbis dans le tableau de bord ou dans une section d’informations légales. Les autres préfèrent soit le fournir à la demande, soit n’en parlent tout simplement pas. À ce jour, il n’existe pas d’obligation légale stricte imposant l’affichage du Kbis dans un service en ligne, la seule exigence étant de communiquer des mentions légales minimales (comme le numéro RCS) dans les conditions générales de vente ou d’utilisation, ainsi que sur le site officiel.
En fin de compte, la décision d’afficher votre Kbis dans votre back-office SaaS B2B dépendra de vos objectifs, de votre secteur et de votre stratégie de communication. Dans certains domaines sensibles, il peut être prudent de maintenir une certaine discrétion pour se protéger des fraudes et limiter la diffusion d’informations pouvant alimenter des attaques malveillantes. Dans d’autres cas, la mise en avant de ce document peut être un avantage concurrentiel, témoignant d’une démarche de transparence et de sérieux. Le choix vous appartient, mais souvenez-vous qu’il doit être accompagné de mesures de protection techniques et juridiques solides. Il ne s’agit pas d’un simple détail : votre crédibilité et votre sécurité en dépendent.
Pour finir, gardons à l’esprit que le Kbis, s’il est reconnu comme la carte d’identité de l’entreprise, n’est pas le seul critère de confiance aux yeux d’éventuels partenaires ou clients. Ils peuvent également s’intéresser à vos résultats financiers, vos références clients, ou encore votre réputation sur les réseaux professionnels. Tout est question d’équilibre : afficher son Kbis peut être un geste fort en faveur de la confiance, mais il doit être manié avec précaution pour ne pas exposer la société à des risques indésirables. Vous disposez maintenant de toutes les clés pour décider, en conscience, si cette pratique vous convient dans le cadre de votre activité SaaS B2B. À vous de jouer !
Merci d’avoir parcouru cet article. J’espère que mes conseils et mon expérience vous aideront à faire un choix éclairé sur le sujet de l’affichage du Kbis. Si vous désirez discuter plus en détail de la meilleure manière d’intégrer vos documents légaux dans votre solution, n’hésitez pas à me contacter ou à consulter notre espace ressources où vous trouverez divers guides et retours d’expérience. Je suis convaincue que c’est en partageant nos bonnes pratiques que nous faisons avancer l’entrepreneuriat vers plus de clarté et de réussite.