La dissolution volontaire d’une société est une étape qui peut survenir pour diverses raisons : cessation d’activité, changement de projets professionnels, difficulté à rentabiliser l’entreprise ou encore souhait de reconversion. Elle implique des formalités administratives précises, dont la décision en assemblée générale extraordinaire (ou l’équivalent selon le statut juridique) et la publication légale de la dissolution. Au fur et à mesure de cette procédure, plusieurs documents clés entrent en jeu : statuts mis à jour, procès-verbal de dissolution, avis de parution dans un journal d’annonces légales, etc.
Parmi ces documents incontournables, le Kbis occupe une place particulièrement importante avant dissolution. C’est lui qui prouve l’identité de la société, regroupe ses informations principales (forme juridique, capital, siège social, identité des dirigeants) et atteste de la validité des opérations en son nom. Une fois la dissolution proclamée, un nouvel extrait Kbis est généralement édité, mentionnant la dissolution en cours de la société. Dans certains cas, vous aurez aussi, à la fin de la procédure, un Kbis portant la mention « radiée ». Dès lors, la question se pose : que deviennent ces différents exemplaires, et pourquoi pourrait-il être utile ou obligatoire de les conserver ?
Avant toute chose, il convient de rappeler que le Kbis n’a pas de durée de validité fixe, même si certaines administrations ou partenaires financiers (banques, fournisseurs, etc.) exigent un Kbis datant de moins de trois mois pour effectuer certaines démarches. Dans le cadre d’une dissolution volontaire, l’extrait Kbis « actif », indiquant la situation de la société et sa radiation, cesse naturellement d’être requis pour de futures formalités courantes. Néanmoins, il joue encore un rôle en tant que preuve et archive.
Lorsque la dissolution aboutit à la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés (RCS), le greffe du tribunal de commerce établit un nouvel extrait Kbis qui comporte la mention « société radiée ». Ce document n’indique plus que la société est active, mais témoigne que la radiation a bien été prononcée et que la structure n’existe plus officiellement. Ce Kbis « radié », s’il est souvent oublié, reste pertinent pour prouver la clôture définitive d’une entreprise auprès de certaines administrations, notamment sur le plan fiscal et social. Il est donc judicieux d’en conserver un exemplaire, voire plusieurs exemplaires, pour les éventuelles demandes de preuve de cessation d’activité.
Au fil de votre parcours administratif, vous avez pu accumuler plusieurs états successifs de votre Kbis : celui du début de la société, les mises à jour lors de changements de gérant ou d’adresse, ainsi que l’extrait final portant mention de la dissolution. Pour certains entrepreneurs, cette accumulation peut sembler encombrante et inutile après la dissolution. Pourtant, chacun de ces documents raconte l’histoire légale de votre structure et peut servir de preuve ou d’illustration d’un changement précis. La question n’est donc pas seulement : « Ai-je toujours besoin de ce Kbis ? », mais aussi : « Pourrais-je en avoir besoin plus tard ? »
En tant qu’ancienne dirigeante ou ancien dirigeant, vous conservez une certaine responsabilité vis-à-vis des dettes éventuelles, des obligations légales et des contrôles opérationnels liés à votre société, même au-delà de sa dissolution. C’est pourquoi la loi impose des délais de conservation pour certains documents comptables, juridiques et administratifs. Il faut notamment distinguer le Kbis des pièces comptables, car leurs obligations de conservation peuvent différer.
De manière générale, on recommande de garder les documents juridiques comme les statuts, les procès-verbaux, les rapports d’assemblée et les extraits Kbis durant une période pouvant aller jusqu’à 10 ans, voire davantage en fonction de la nature du document et du type de contrôle potentiel (administration fiscale, organisme social, etc.). Pour rappel :
Le Kbis ne figure pas toujours expressément dans ces obligations, mais il est fortement conseillé de le conserver aussi longtemps que les pièces qui prouvent la régularité de la dissolution, car c’est un document qui peut être demandé en cas de litige, de réclamation ou d’enquête pour vérifier la conformité du processus de dissolution. En pratique, la plupart des entrepreneurs choisissent donc de garder précieusement leurs anciens Kbis, tout comme ils conservent les statuts et procès-verbaux, afin d’éviter de se retrouver dépourvus si un contrôle ou une demande d’information de la part d’une administration survenait après plusieurs années.
Il n’est pas rare qu’un contrôle fiscal se penche sur des périodes antérieures à la dissolution. Dans ce cas, prouver que la société a bien été radiée, et que toutes les démarches ont été effectuées en bonne et due forme, peut exiger la fourniture de l’extrait Kbis portant la mention « radiée ». Autre exemple de situation : un ancien associé décide de contester la manière dont la dissolution a été effectuée. Là encore, le Kbis final, associé aux procès-verbaux de dissolution, servira à montrer la date exacte de cessation d’activité et la régularité de l’ensemble du processus.
Par ailleurs, certains entrepreneurs souhaitent lancer un nouveau projet quelque temps plus tard. Dans ce contexte, il peut arriver que l’on vous demande de justifier votre parcours d’entrepreneur, notamment si vous cherchez à obtenir des financements ou à rassurer des partenaires sur votre expérience. Disposer d’un exemplaire de vos anciens Kbis, illustrant le cycle de vie de vos précédentes sociétés, peut se révéler particulièrement utile. On voit bien que ces vieux documents, que l’on croyait obsolètes, peuvent avoir une forter valeur justificative, même des années après.
Vous vous demandez peut-être sous quelle forme conserver vos anciens Kbis. Aujourd’hui, il est très fréquent de disposer d’extraits Kbis au format numérique, téléchargeables directement en ligne via certains services, voire en PDF. En parallèle, vous pouvez avoir reçu des copies papier envoyées par le greffe ou que vous avez demandées à titre personnel. L’archivage peut alors se faire selon différents canaux, mais la clé reste de garantir l’accessibilité et la pérennité de ces documents. Les ranger dans une boîte au fond d’un placard ou d’un garage pourrait conduire à leur détérioration ou à leur égarement.
Afin de sécuriser ces informations cruciales, je conseille, à titre personnel, de multiplier les supports : 1) conserver une version papier rangée dans un classeur ou dans des pochettes dédiées et protégées de l’humidité ; 2) archiver une copie numérique sur un ou plusieurs espaces de stockage, par exemple un disque dur externe, un service de cloud fiable et sécurisé ; 3) éviter de tout confier à un seul format. En cas de sinistre, de panne ou de changement d’ordinateur, vous pourriez perdre une partie de vos archives. Avec une approche multi-support, vous minimisez ce risque.
À l’heure actuelle, la valeur légale d’un Kbis consulté en ligne est équivalente à celui obtenu au greffe, pourvu qu’il soit à jour et vérifiable. Il est donc parfaitement fiable de recourir au format dématérialisé. Néanmoins, prévoyez tout de même un moyen de récupérer aisément ces documents si la plateforme où vous les stockez venait à fermer ou à subir un dysfonctionnement. Gardez cet aspect en tête pour un stockage sur le long terme (5 ans, 10 ans, voire plus). Certains services en ligne, payants ou gratuits, garantissent une bonne redondance des données. Il existe également des espaces d’archivage électronique certifiés, dédiés aux entreprises et proposant un niveau de sécurité renforcé.
En parallèle, rien ne vous empêche de commander ponctuellement un nouvel extrait auprès du greffe ou via un service spécialisé, si vous souhaitez actualiser vos informations en cas de besoin. Ce recours reste toutefois limité une fois la dissolution entérinée, puisque le Kbis portera toujours la mention « radiée ». L’important est de bien comprendre que la version antérieure demeure un document témoin de la situation à une date précise : cette preuve historique peut être indispensable pour justifier l’existence de la société avant la dissolution.
Après une dissolution volontaire, vous pouvez vous demander si vous endossez encore des responsabilités légales. Il convient de rappeler que, dans certains cas, l’ancien dirigeant peut être tenu responsable sur le plan pénal ou civil pendant plusieurs années si des irrégularités sont découvertes. Mieux vaut donc être en mesure de prouver le sérieux et la conformité de vos démarches dans la durée. Les anciens Kbis pourront étayer votre dossier si une administration conteste la date de radiation, ou si l’on remet en question la publication effective de l’annonce légale.
Le code de commerce ou le code civil ne précisent pas toujours les détails pour chaque situation spécifique, mais le principe général veut que le Kbis fasse partie des documents utiles à la traçabilité et à la transparence de la vie d’une société. Ainsi, même après la clôture des comptes et la radiation de la société, il est recommandé d’assurer la conservation des extraits Kbis dans vos archives. Tout litige potentiel sur la passation d’actifs, le sort des créances, ou une demande de preuve provenant d’un ancien partenaire d’affaires peut justifier d’y avoir recours. La prudence dicte de privilégier une démarche d’archivage systématique, comme cela se fait déjà pour le grand-livre comptable, les factures ou les relevés bancaires historiques.
Dans le but d’éviter les mauvaises surprises, certains chefs d’entreprise choisissent de joindre un exemplaire du Kbis « radié » aux lettres de clôture envoyées aux organismes sociaux (URSSAF, caisses de retraite, etc.), aux services fiscaux ou encore aux principaux partenaires de l’entreprise, notamment s’il subsiste des intérêts communs. Cela facilite la mise à jour de leurs bases de données, réduit le risque de réclamations ultérieures et prouve l’effectivité de la dissolution. Toutefois, cette démarche est facultative : rien ne vous oblige à l’envoyer proactivement, mais cela peut simplifier la communication si, par le passé, vous avez eu des contrats ou des échanges qui pourraient se prolonger.
En pratique, la présence d’un Kbis « radié » dans vos archives peut aussi rassurer les tierces parties dans le cadre du règlement de créances, car elles constatent noir sur blanc la date de radiation et l’absence de possibilité pour la société de relancer son activité. Lors de la dissolution volontaire, une fois le passif réglé et les liquidations d’actifs finalisées, ce Kbis radié va jouer un rôle de verrou. Il indique qu’il y a eu validation de l’opération par le greffe, ce qui augmente votre sécurité juridique. Vous n’êtes plus gérant, et la société n’est plus considérée comme existante. Conserver ce document vous met donc à l’abri en cas de contestation au sujet de cette clôture.
Pour les entrepreneurs qui s’interrogent sur la manière dont leurs informations sont conservées au greffe, sachez que celui-ci assure une archive permanente de toutes les données déclarées par les sociétés enregistrées (et radiées) au RCS. Cela signifie que même après la dissolution, votre entreprise reste référencée avec une historique décrivant sa durée de vie, ses dirigeants successifs et éventuellement ses modifications de capital. Le greffe est donc en mesure de délivrer un extrait sur demande, portant la mention de la radiation, pour prouver l’ancienne existence de votre structure.
Évidemment, le greffe facture un certain montant pour chaque demande d’extrait Kbis, et certains services privés facturent également la mise à disposition de ces documents. Garder vous-même vos anciens Kbis peut alors vous éviter de nouveaux frais. De plus, le temps de traitement de la demande peut se révéler contraignant si vous êtes pressé, notamment pour justifier de la dissociation de la société dans un contexte particulier (litige, revente d’actifs, consolidation d’un parcours professionnel, etc.).
Vous pourriez rencontrer des partenaires, des fournisseurs ou des banques qui vous contactent au sujet de votre ancienne société, longtemps après la dissolution. Si l’on vous réclame un document attestant de la radiation, vous pourrez directement transmettre la copie de votre Kbis « radié ». Cela simplifiera fortement vos échanges et réduira les risques d’incompréhension. Si vous deviez attendre la réception d’un nouvel extrait du greffe, vous perdriez un temps précieux, surtout si la demande émane d’un organisme situé à l’étranger, ou si vous avez besoin de traduire officiellement les documents de dissolution.
Par ailleurs, dans le cadre d’activités de conseil ou de partenariat, certains prestataires peuvent vouloir vérifier la cohérence de votre parcours entrepreneurial. Bien que cet usage reste moins fréquent, il peut arriver qu’on vous interroge sur d’anciens projets pour apprécier vos compétences ou mesurer la solidité de vos expériences passées. Montrer votre Kbis avec la mention de dissolution peut être un atout pour démontrer que vous avez conduit votre entreprise jusqu’au terme légal de façon exemplaire.
Plusieurs entrepreneurs commettent des erreurs lorsqu’il s’agit de la conservation de leurs Kbis après dissolution. Voici une courte liste récapitulative qui vous aidera à les éviter :
En bref, on ne le rappellera jamais assez : anticiper et archiver soigneusement ses Kbis est une étape essentielle pour préserver vos intérêts et vos droits, même une fois la société dissoute. L’objectif n’est pas de conserver un volume considérable de papiers inutiles, mais de détenir les pièces-clés susceptibles de justifier votre bonne foi, votre expérience et la régularité de vos démarches.
Pour clôturer cet aspect des erreurs courantes et vous apporter un supplément d’astuces afin d’éviter les problèmes :
1. Organiser un classement par date : Un classeur ou un répertoire numérique bien étiqueté, séparant chaque période de la vie de la société, vous fera gagner un temps précieux. Notez la date de dissolution, la référence du greffe et la mention « radiée » pour retrouver le document adéquat si nécessaire.
2. Sécuriser les données sensibles : Les anciens Kbis comportent des informations d’identification de l’entreprise, pouvant inclure votre identité en tant que dirigeant. Assurer la confidentialité de ces informations vous protège contre d’éventuels abus ou usurpations. Un mot de passe sur un dossier numérique ou une clé USB cryptée peut être judicieux.
3. Planifier la transmission : Si vous avez cédé votre entreprise avant la dissolution, ou si plusieurs co-associés existent, convenez d’une répartition claire des documents. Cela évite qu’une seule personne se retrouve détentrice de toutes les pièces, rendant l’accès compliqué pour les autres parties prenantes.
Une dissolution volontaire ne coupe pas forcément tous les liens avec l’administration française. Bien que la société soit radiée, l’administration fiscale peut, par exemple, vérifier d’anciennes déclarations et chercher à obtenir des précisions sur des postes de dépenses ou de revenus. L’URSSAF peut aussi revenir vers vous pour clarifier la situation de certains employés ou demander le paiement d’éventuelles cotisations manquantes. Dans ce contexte, les anciens Kbis peuvent s’intégrer à votre réponse, prouvant notamment l’exactitude de la date de cessation et la confirmation officielle du statut clos de l’entreprise.
Si vous ne détenez plus ces documents au moment où vous en avez besoin, vous serez amené à les réclamer au greffe, ce qui allongera potentiellement les délais de procédure. Il arrive aussi que, dans l’intervalle, vous ayez déménagé, ou que vous ne soyez plus en possession du numéro d’identification exact de la société. Cela peut générer des complications pour retrouver l’extrait adéquat. Voilà pourquoi il est fortement conseillé d’anticiper et de constituer un dossier qui rassemble l’ensemble des pièces de dissolution, y compris le Kbis final, afin de pouvoir répondre immédiatement et sereinement à toute demande.
Pour officialiser la dissolution auprès du public, vous avez publié un avis dans un journal d’annonces légales. Cette publication, couplée à l’inscription de la mention « dissolution » et « radiation » au RCS, assure que l’information est publique. Toutefois, tous les partenaires ou organismes ne suivent pas systématiquement la presse légale, ni ne consultent le registre à chaque fois. C’est pourquoi, si un doute subsiste, ils peuvent vous demander un document à l’appui. Le Kbis radié vient alors attester que la publicité légale s’est traduite par une action concrète auprès du greffe. Préserver ces preuves de publication (justificatif de parution ou capture d’écran quand on utilise un service en ligne) forme un complément précieux à vos Kbis pour être parfaitement inattaquable en cas de contestation.
Sur le plan purement légal, rien ne vous empêche de détruire vos anciens Kbis si vous estimez qu’ils ne sont plus utiles. Vous pourriez théoriquement ne conserver que le dernier Kbis portant mention de la radiations. Toutefois, c’est prendre un risque que je ne recommande pas. Même si la réglementation ne dicte pas explicitement la durée de conservation de tous les exemplaires émis, il s’avère cependant plus prudent de les garder au minimum pendant la durée légale de dix ans qui couvre encore votre responsabilité d’ancien dirigeant. Au-delà de dix ans, vous pouvez considérer la destruction sélective de certains Kbis intermédiaires, mais je demeure partisane d’une politique de conservation large. D’autant que, concrètement, ces documents n’occupent pas un volume exorbitant.
Si vous décidez un jour de trier, privilégiez la destruction sécurisée (shredder, service spécialisé, etc.) afin de ne pas laisser traîner vos informations personnelles et professionnelles. Les documents contenant des données sensibles exposent à des risques d’usurpation ou de fraude si on les abandonne en état dans une poubelle peu protégée. De même, en cas de stockage numérique, veillez à supprimer les copies de manière définitive (suppression sécurisée) pour éviter que quelqu’un ne puisse restaurer vos fichiers.
Si votre entreprise a connu une certaine notoriété ou a manipulé des informations stratégiques, vos anciens documents peuvent intéresser des concurrents, des journalistes ou d’autres acteurs curieux. Bien que les extraits Kbis soient, en principe, publics, la mention de la dissolution peut renforcer certains questionnements. Pour un dirigeant exposé ou populaire, les justificatifs relatifs à la fin de l’activité peuvent soulever des spéculations, voire donner lieu à des articles de presse. Un archivage maîtrisé et une gestion rigoureuse de la diffusion de ces anciens Kbis constituent alors une protection supplémentaire pour votre image et celle de l’entreprise, même si elle est officiellement fermée.
En outre, certains cadres ou salariés de haut niveau souhaitent se réorienter et valoriser les compétences acquises au sein de l’entité dissoute. Dans ce cas, ils peuvent demander à l’ancien dirigeant la preuve de la fin d’activité pour justifier la durée de leur contrat ou les raisons exactes de la cessation. Mieux vaut disposer d’une archive bien rangée pour répondre à cette éventualité sans délai. Cette démarche participe aussi d’un esprit d’entraide professionnelle.
Gérer les Kbis de sa société après dissolution volontaire est donc une mission plus longue qu’on ne le pense parfois. De l’étape de la radiation au RCS jusqu’au stockage de toutes les preuves administratives, il est souhaitable de procéder avec méthode. Cela vous évitera des sueurs froides si, dans deux ans, cinq ans ou même dix ans, une administration, un partenaire ou un organisme quelconque vous demande de témoigner de votre parcours d’entrepreneur. Au-delà de l’aspect purement légal, conserver les reliques de votre société constitue aussi un héritage précieux : vous pourrez retracer l’histoire de vos réalisations, vos erreurs, vos succès et les enseignements que vous en avez tirés.
En tant qu’entrepreneuse passionnée, je tiens particulièrement à souligner que la dissolution n’est pas nécessairement un échec. Parfois, il s’agit plutôt d’un changement de cap, d’une réorientation professionnelle ou personnelle vers de nouveaux horizons. Les Kbis, ces témoins d’un parcours professionnel, peuvent être considérés comme une forme de patrimoine administratif : ils permettent de mieux comprendre la chronologie d’un projet, les ajustements et la fin légale de l’aventure. Pour moi, ils incarnent un pan de l’histoire entrepreneuriale, que l’on a tout intérêt à préserver et à documenter aussi soigneusement que possible.
Au fil de mes accompagnements, j’ai rencontré des dirigeantes et dirigeants soulagés d’avoir conservé leurs documents lorsque s’est présentée l’opportunité de justifier leur expérience auprès d’un investisseur, d’un organisme de formation ou même d’un éventuel employeur. C’est cette tranquillité d’esprit que je souhaite à chacun d’entre vous, surtout après une dissolution volontaire, qui est déjà un moment chargé en émotions et en tâches administratives. En fin de compte, ne laissez pas vos anciens Kbis dans un coin poussiéreux ou pire, sous-estimez leur importance : rangez-les, archivez-les, et tournez sereinement la page vers vos futurs projets.
Pour plus de précisions sur les démarches administratives, vous pouvez consulter notre fiche dédiée au fonctionnement du RCS sur le site officiel du greffe du tribunal. Chacun y trouvera des informations complémentaires sur les obligations légales et les différentes étapes de radiation.
Au terme de cette réflexion, il est clair qu’un ancien Kbis n’est jamais complètement dénué d’intérêt, même lorsque la vie de l’entreprise touche à sa fin. Au contraire, c’est une pièce essentielle pour qui souhaite prouver la réalité de l’activité passée, la régularité de la dissolution et la clarté des processus qui ont mené à la radiation. Au-delà du simple document, c’est un jalon qui vous rappelle un aboutissement dans votre parcours d’entrepreneur ou d’entrepreneuse.
Si je mets autant l’accent sur la valeur historique et légale, c’est parce qu’à mes yeux, chaque projet constitue une avancée dans votre carrière. Même une dissolution volontaire peut ouvrir la voie à un nouveau départ, à une meilleure compréhension des fondements d’une entreprise, à l’évitement de certains écueils adjacents et à la consolidation de réseaux professionnels. Les anciens Kbis portent en eux la trace concrète de ce chemin, et il serait dommage de s’en priver lorsque le passé peut éclairer l’avenir.
J’espère de tout cœur que ces conseils et explications vous seront utiles. N’hésitez pas à partager vos expériences dans les commentaires et à entrer en contact avec mon équipe et moi. Nous sommes toujours ravis d’échanger avec d’autres entrepreneuses et entrepreneurs sur ces sujets liés à la vie d’une société, à ses transformations et à son éventuelle dissolution. Prenez soin de vos archives, restez curieux et passez à l’étape suivante de votre aventure professionnelle avec confiance !
Avec toute mon estime,
Laurène et l’équipe rédactionnelle